Kulüp Süreçleri - Etkinlik Başvurusunda Bulunma

Etkinlik yapmak isteyen kulüpler veya öğrenciler, Öğrenci Dekanlığı (ÖD)’nın web sayfasında yer alan Öğrenci Kulüpleri Yönergesi Madde 7’de tanımlanan aşağıdaki adımları takip ederek gerekli belgelerle birlikte başvuru yapmalıdırlar:

Adım 1. Etkinlik Planlama

- Kulüp, yapmak istediği etkinliği kendi faaliyet alanı içinde planlamalıdır. (Yani, tüzüğünde belirtilen amaçlara uygun olmalıdır.) Eğer planlanan etkinlik başka bir kulübün alanına giriyorsa, o kulüple ortak yapılması zorunludur. Ortaklıkta bir kulüp diğerinden üstün tutulamaz.

- Etkinlikte Dış Katılımcılar varsa; eğitmen, çalıştırıcı gibi üniversite dışından biri etkinliğe katılacaksa, rektörlükten onay alınmalıdır.

- Etkinlik için salon, araç-gereç, malzeme gibi ihtiyaçlar varsa, bu talepler yazılı olarak ÖD’ye iletilmelidir.

- Sponsorluk ve Destek ihtiyacı durumlarında; kulüpler, rektörlük onayıyla ayni sponsorluk (malzeme, ürün vb.) veya üniversiteyi temsil edecek etkinliklerde bütçe imkânı varsa maddi destek alabilir.

Adım 2. Etkinlik Başvuru Formunun Hazırlanması

- Etkinlik için, EBYS üzerinden Etkinlik Talep Formu (EK 8) doldurulur.

- Form, kulüp danışmanına imzalatılır.

- Etkinlik tarihinden en az 2 hafta önce ÖD’ye gönderilir.

Adım 3. İzin Süreci

- Üniversite içinde ya da dışında yapılacak tüm etkinlikler, ÖD’ye bildirilir.

- Uygun bulunan etkinliklere ÖD tarafından izin verilir.

- Kulüpler, izin almadan etkinlik yapamaz.

Adım 4. İlan ve Duyuru Süreci

Etkinlikle ilgili broşür, afiş, stant, duyuru gibi çalışmalar için mutlaka danışman imzası ve ÖD onayı olmalıdır.

Duyurularda:

      - Üniversitenin adı ve logosu

      - Kulüp adı ve varsa kulüp logosu bulunmalıdır.

Yapılacak etkinlikler, izin alındıktan sonra her türlü sözlü ve yazılı araçlarla (web dâhil) duyurulur.

Adım 5. Etkinlik Sonrası Raporlama

Etkinlik bittikten sonra 10 iş günü içinde, Etkinlik Değerlendirme Formu (EK 13) doldurulup ÖD’ye teslim edilmelidir.

Bu içerik 06/10/2025 tarihinde güncellenmiştir.